Bien exposer un savoir faire

Vous avez réservé votre stand : rien n’est encore joué, car il faut être vu. Mieux encore : être remarqué !
Voici quelques conseils :

Superficie

  • La qualité de l’emplacement est plus importante que la superficie. Ceci étant, il faut que votre stand soit d’une superficie suffisante pour exposer les produits que vous voulez présenter, donner la place nécessaire à vos équipes et surtout accueillir vos visiteurs. Si l’étendue de vos produits et trop importante, il vaut mieux ne présenter les produits que les plus récents et les plus attractifs, plutôt que de risquer de les noyer dans une gamme trop étendue.
  • Si vous devez être présents d’une manière récurrente sur un ou plusieurs salons, choisissez une superficie constante, ce qui vous permettra de dupliquer un certain nombre de facteurs, et donc de gagner en temps et en investissement, mais surtout de permettre une mémorisation de votre concept de présentation.

Emplacement

Votre emplacement est stratégique et répond à certaines règles de base :

  • Etre sur une allée centrale, plutôt vers le centre de gravité du plan du salon (les stands à l’entrée du salon sont à proscrire, sauf si vous êtes leader, car les visiteurs sont toujours pressés de rentrer dans le cœur du salon).
  • Etudiez bien votre position par rapport à votre voisinage. Soyez près de ceux qui génèrent du flux et tâchez de connaître leur projet architectural avant de concevoir votre propre espace.
  • Avoir une « vitrine » suffisamment importante (linéaire sur l’allée).
  • Choisir plutôt un stand à droite dans le sens de circulation entrant.
  • Avoir plusieurs angles (les stands donnant sur plusieurs allées multiplient le nombre de passages).
  • Le poteau sur un stand est souvent un avantage, car il permet à peu de frais de se donner de la visibilité de loin et de partout en l’utilisant comme zone d’affichage en hauteur (sous forme d’habillage et avec l’autorisation de l’organisateur et de la sécurité).

Aménagement

  • Votre stand doit être ouvert, c’est une invitation au visiteur à s’y intéresser. Un visiteur qui pénètre dans votre stand est déjà dans des conditions favorables : il passe du statut de simple visiteur à celui de prospect potentiel.
  • Votre stand doit avoir une réserve, pour dissimuler tout ce qui n’est pas valorisant pour l’image (vestiaire, effets personnels, stocks).
  • Votre stand doit avoir une zone réservée pour accueillir vos clients hors du mouvement et permettant une conversation confortable. Prévoyez autant de zones de réception que de commerciaux. Le reste du stand ne doit pas permettre l’installation « sauvage » de visiteurs.
  • Votre stand doit donner une impression de confort : La moquette velours épaisse est un des moyens les plus classiques. Le mobilier doit être confortable et pratique (Faire un choix de hauteur : niveau salon, niveau table de travail, niveau snack selon les zones). Prévoyez un accès handicapés si vous avez un plancher.
  • Attention à la qualité de l’éclairage : il doit mettre votre stand en lumière mais ne pas gêner le visiteur. Les halogènes de forte puissance doivent être utilisés en partie haute. Optez pour des éclairages basse tension ailleurs.
  • Si vous servez des boissons, il faut prévoir de pouvoir les réfrigérer et de les servir dans les meilleures conditions de présentation et d’hygiène. La vaisselle est toujours préférable au jetable. Il en va de même pour les amuse-bouches. Dans tous les cas il vaut mieux opter pour le minimum si vous décidez de faire vous même : café, eau, champagne, jus de fruits, soft, cacahuètes, chips, gâteaux. Sinon, préférez un choix plus professionnel en confiant ce poste à un traiteur.

Le stand : traditionnel ou modulaire ?

L’organisateur du salon vous a vendu un espace : vérifiez la nature des prestations fournies dans votre contrat :

  • Soit un emplacement nu (seul la superficie au sol, sans aucune prestation, c’est à dire sans moquette, sans cloisons de séparation, donc sans enseigne ni éclairage. ATTENTION : En choisissant un emplacement nu, pensez qu’il n’y a aucune séparation physique entre votre emplacement et ceux de vos voisins immédiats (de chaque côté et derrière), la séparation étant virtuelle.
  • Soit une dotation de base dont il faut vérifier le détail. En principe elle comprend au minimum le stand basique à savoir les cloisons et le bandeau de façade, parfois aussi l’enseigne, le rail de spots.
  • Soit un stand équipé, package ou stand pack, incluant selon les cas (vérifiez les termes de votre contrat de réservation) les cloisons, le bandeau de façade, l’enseigne, le rail de spots, le compteur électrique, le mobilier, ainsi que toutes autres prestations.

1 – Si vous avez choisi un emplacement nu, vous avez la possibilité, selon votre budget :

  • Soit de vous adresser à un décorateur, qui vous proposera différents projets de stands dits « traditionnels », c’est à dire en menuiserie, tapisserie, signalétique et autres éléments en principe non réutilisables.
  • Soit de choisir auprès de l’organisateur un stand modulaire qui, étant réutilisable par l’organisateur, vous permettra de constituer un stand personnalisé à prix très abordable. Vous pourrez compléter le stand par une réserve, de la signalétique, de l’éclairage, du mobilier, de la décoration florale, du matériel informatique ou vidéo, etc. (voir nos produits)

2 – Si vous avez choisi la dotation de base, vous avez en principe au minimum les cloisons, voire plus (vérifiez dans votre contrat de réservation). Vous avez alors la possibilité de choisir, pour équiper votre stand, un certain nombre d’éléments qui vous permettront de personnaliser votre stand et de l’équiper en fonction de vos besoins : une réserve, de la signalétique, de l’éclairage, du mobilier, de la décoration florale, du matériel informatique ou vidéo, etc. (voir nos produits)

3 – Enfin, si vous avez choisi un stand équipé ou un stand pack, vérifiez bien le détail des prestations fournies afin de compléter éventuellement en fonctions de vos besoins (voir nos produits)

Renforts de visibilité

Etre présent sur un salon ne vous assure pas automatiquement une bonne visibilité.
En effet, le choix de la qualité de l’emplacement est primordial, comme évoqué plus haut. Mais il vous reste la possibilité de renforcer votre visibilité pour vous assurer d’être vu et remarqué par le plus grand nombre.
Le choix de votre emplacement étant fait, vous devez vous préoccuper dès le départ des renforts de visibilité.
Un certain nombre de ces renforts de visibilité sont proposés par l’organisateur. Considérez ce choix dès le départ, car certaines offres sont limitées en nombre. Sinon, il vous reste le choix de proposer à l’organisateur un complément de visibilité de votre création et d’en négocier les conditions.

Hors stand

  • Marquage au sol : Il s’agit d’éléments de signalétique posés au sol, dans les allées du salon, et indiquant au visiteur le chemin de votre stand. Le message classique est le logo de votre société, suivi de « Rendez-vous sur notre stand n° X » ou « venez découvrir notre nouveau ..Y.. sur notre stand X. » Voir nos propositions de marquage au sol.
  • Habillage poteau : Les poteaux se trouvant dans des allées de circulation, dans des coins repos, dans des emplacements de flux important (vers les salles de conférences, vers le bar, le restaurant) peuvent devenir des emplacements publicitaires de choix. Respectez néanmoins la proximité des stands de vos concurrents. Voir nos propositions d’habillage poteaux.
  • Signalétique : L’organisateur peut proposer de sponsoriser tout ou partie de la signalétique directionnelle du salon en y apposant votre logo. Sinon, vous pouvez obtenir de l’espace publicitaire sous forme de signalétique suspendue de kakemonos, de panneaux auto portants, panneaux posters, ballons éclairants, etc.
  • Panneaux plans : L’organisateur dispose à l’entrée du salon et dans les points stratégiques de grands plans affichés sur lesquels figurent le plan général du salon, la liste des exposants et les parties communes. Ces plans peuvent être sponsorisés (par un ou plusieurs exposants) et mise en exergue de la position du stand, du nom dans la liste et du logo. Voir les panneaux plans.
  • Plans papier : Le même type de sponsoring est proposé sur les plans papier distribués à l’accueil du salon où aux points info.
  • Sponsorisation de l’accueil : Vous pouvez obtenir différentes formes de visibilité dès l’accueil du salon, en obtenant que votre logo figure (sous forme de kakemonos, panneaux autoportants, etc.) sur les structures de l’accueil ou à l’entrée du salon (« X vous souhaite la bienvenue au salon Y »), voire même à la sortie (« X vous remercie de votre visite »). Ce type de visibilité est très forte et ne peut, en principe, être allouée qu’à un seul sponsor. Veuillez donc à vous assurer cette prestation dès votre inscription. Vous pouvez aussi augmenter cette visibilité d’accueil en demandant le marquage des vêtements des hôtesses.
  • Sacs : La plupart des salons propose à l’entrée des sacs contenant le catalogue du salon et différentes insertions de documents publicitaires. Le choix du sponsoring sur sac PVC distribué à tous les visiteurs est une bonne solution de visibilité interne. En principe, vous disposez d’une face pour votre annonce, l’autre étant réservée au logo du salon… mais tout est négociable. Vous pouvez aussi demander l’insertion de votre documentation dans les sacs remis aux visiteurs. Votre documentation sera ainsi diffusée sur l’ensemble du visitorat ; cependant, ce type de visibilité n’est intéressant que si votre produit, votre prestation, est dans la cible de TOUS les visiteurs… sinon votre ROI serait trop faible.
  • Distribution : La distribution de documents publicitaires, gadgets, cadeaux est interdite en dehors des limites de votre stand. Mais c’est une prestation que vous pouvez acheter à l’organisateur. Cette distribution peut se faire soit directement à l’accueil, avec ou sans consignes de sélection par type de visiteurs, par remise en mains propres, mise à disposition sur les desks d’accueil, ou encore mise en racks de self service. Mieux : vous pouvez faire distribuer par vos propres hôtesses, dans les allées, à l’entrée, aux escalators ou dans tout endroit stratégique (à l’exception toutes fois de la proximité immédiate des stands de vos concurrents). Vos hôtesses pourront ainsi également être siglées ou habillées à vos couleurs, être statiques ou mobiles.
  • Animations : De même que la distribution décrite ci-dessus, les animations obéissent aux mêmes règles (limites, accords, contrat, consignes) de nombreux choix sont possibles dont la limite est celle de votre imagination (animateurs, clowns, personnages déguisés, close ups, musiciens, mimes, etc… dans la limite toujours de la gêne pour les exposants et les événements du salon.

Sur stand

  • Habillage poteau : Si vous avez la chance (…) d’avoir un poteau sur votre stand, ne le vivez pas comme un désavantage, mais transformez cet intrus en outil de forte visibilité. Renseignez vous auprès de l’organisateur et de la sécurité sur la possibilité de l’utiliser et sur la hauteur exploitable. Vous pourrez ainsi habiller ce poteau en deux temps :
    • Sur la hauteur de votre stand pour y placer vos logos, messages, signalétique, plv, supports vidéo (écrans plasma et LCD), voire y camoufler à moindre prix une réserve.
    • Sur la partie dépassant de votre stand, le plus haut possible et sur 4 faces afin de rendre visible votre enseigne haute et votre logo depuis l’entrée et n’importe quel point du salon.

    Attention : cet avantage est diminué si le poteau en question sert de support à un RIA (Robinet d’incendie Armé) qui doit, sur la face où il est apposé rester totalement accessible (rideaux admis).

  • Signalétique, PLV : Votre stand doit « communiquer tout seul ». Pour autant, ne le transformez pas en panneau d’affichage. Les messages doivent être courts et lisibles depuis l’allée. Il doit s’agir d’un message d’accroche, non d’un descriptif ni d’un catalogue. Le reste de l’information doit être disponible sur d’autres supports (documentation ou contact direct) ou alors dans une typo légère, ne perturbant pas le message d’accroche et réservée aux visiteurs s’arrêtant devant votre stand. Pensez que le visiteur qui passe devant votre stand doit en 4 secondes (ou 4 pas) avoir compris qui vous êtes ou ce que vous proposez. Choisissez bien la hauteur de la typographie utilisée en fonction de la distance du panneau de l’allée de circulation (test de l’opticien) qui doit être lue sans accomodation visuelle.
  • Audio, vidéo : L’outil vidéo (plasma, LCD) vous permettra de passer des images filmées (film d’entreprise), des images de synthèse, ou un simple Power point présentant les détails de vos produits et activités qui n’on pu figurer sur votre signalétique d’accroche. Ils peuvent aussi permettre de diffuser les éléments de votre site internet en capture d’image programmées ou encore en ligne, permettant démonstrations et interactivité. L’utilisation de la vidéo est assez « captant » pour le visiteur passant dans une allée. Vous pourrez ainsi prolonger les 4 secondes de temps moyen de passage évoqués ci-dessus, provoquant l’arrêt du visiteur devant votre stand. S’agissant du son, si vous l’utilisez, sachez qu‘il est tout aussi « captant », à condition d’être d’un niveau très raisonnable (un faible niveau va inciter le visiteur à se rapprocher, et sera de nature à ne pas déranger vos voisins.
  • Animations : Tout est possible, animateur, vedette, mime, musiciens (voir § ci dessus) dans la limite de la gêne qui pourrait être occasionnée au voisinage.
  • Cadeaux : Prévoyez un cadeau, même modeste, pour vos visiteurs. Un stylo à bille, un bloc, un cartable, un objet quelconque portant votre marque aura une durée de vie bien plus longue chez votre prospect qu’une simple documentation. Un calendrier a une espérance de vie d’un an maximum, une calculatrice a de fortes chances de durer plus sur le bureau de votre client ou prospect.

Services annexes sur stand

  • Hôtesses : Si vous choisissez de prendre une ou plusieurs hôtesses (ou hôtes) sur votre stand, il faut absolument définir précisément leur fonction et leur assurer un briefing préalable. Une hôtesse ne peut être responsable d’un défaut de comportement ou d’information qu’elle n’a pas eu préalablement. La bonne méthode est de recruter, par une agence ou par l’organisateur, une hôtesse professionnelle. Le briefing préalable est primordial, de préférence en entreprise avant le salon. Il est recommandé qu’il soit écrit et que l’hôtesse ait fait connaissance avec l’entreprise, le personnel présent sur le stand, les produits, la documentation… S’il doit y avoir saisie sur site, service de bar ou démonstration de produits, prévenez l’agence afin que le casting soit fait en conséquence. Pensez à prévoir aussi, lors du brief agence, en fonction du visitorat attendu, de pouvoir accueillir les visiteurs dans leur langue d’origine, c’est un plus indéniable. L’anglais, niveau bilingue, est un minimum. Dans certains cas elles peuvent être votre interface de traduction. Bien entendu, vos personnels commerciaux et techniques seront les plus appropriés pour convaincre vos prospects, mais une hôtesse peut vous décharger de certaines tâches, filtrer vos visiteurs, les faire patienter. Enfin, vos secrétaires, cousines ou relations ne sont pas forcément hôtesses et ne pourront pas effectuer précisément la tâche confiée : dans ce domaine, comme partout, un choix professionnel s’impose.
  • Bar, traiteur : Offrir une boisson ou plus au visiteur est un atout de convivialité favorisant le contact. Il y a deux options :
    • Si vous optez pour un service minimum et prenez en charge vous-même cette prestation, il faut limiter le choix offert de manière à limiter les embarras de logistique, d’approvisionnement, de stockage et de déchets. Ce minimum peut être le café (de qualité, machine à expresso), l’eau, les jus de fruits et soft drinks en canettes, le champagne. La vaisselle jetable de bonne qualité (PVC rigide et transparent cristal) doit être adaptée : tasses et cuillères pour le café, verres pour les soft drinks, flûtes pour le champagne. Il faut bien entendu un réfrigérateur et une machine à café de qualité (voir mobilier). Vous pouvez accompagner ces boissons d’amuse-bouches faciles à gérer : amandes par exemple avec les boissons, carrés de chocolat avec le café…
    • Si vous optez pour un service et une qualité valorisant, il faut confier cette prestation à un traiteur (pensez à consulter la liste des traiteurs autorisés sur le site du salon). Ce dernier devra gérer un coin office et la vaisselle de location.

Outils de communication du salon

Bien entendu, il y a les outils de communication classiques du salon pour lesquels l’organisateur propose des offres standard, notamment :

  • Publicité dans le catalogue : Il faut vérifier, pour espérer un ROI correct, que le catalogue soit offert systématiquement à chaque visiteur. Par ailleurs, les catalogues servant de manuel de référence pour une profession (annuaire de produits ou de services, annuaires professionnels) sont de très bons supports à moyen et long terme.
  • Circuits de visite : Mis en place pour la première fois en 1980 par SPAT, ce sont des parcours thématiques ou parcours experts permettant au visiteur de préparer son salon et de gagner ainsi un temps précieux en accédant directement aux stands désirés. Chaque exposant est classé par sa nomenclature, par le type de produits et services proposés. Chacune de ces thématiques fait l’objet d’une inscription au catalogue, d’un feuillet imprimé disponible à la borne d’information du salon, d’une page sur le site Internet du salon, avec liens associés, d’un pack presse, d’une inscription à des mailing lists thématiques… Veillez au bon référencement de vos produits et services.
  • Invitations : Prévoyez des mailings en amont du salon. Un repiquage à votre nom est recommandé. L’organisateur a ses propres fichiers pour créer de la fréquentation, mais la part la plus riche des fichiers se trouve chez les exposants, donc chez vous. La promotion d’un salon est un effort collectif.
  • Site Internet du salon : Vérifiez que vous figurez dans la liste des exposants, demandez à bénéficier d’un lien sur votre site, dans la mesure de votre budget, réservez un bandeau publicitaire.
  • News letters, e-mailings : Une inscription parmi les premiers vous garantit une meilleure visibilité en amont du salon.
    Présentation de produits : Dans certains salons, des présentations de produits et services permettent de prendre la tribune au cœur du salon pour présenter vos nouveautés. 

    • Service de presse : Le service de presse du salon a une double fonction :
    • Assurer la promotion du salon et favoriser sa fréquentation

Etre le vecteur de communication des exposants et de leurs produits avant, pendant et après le salon. Si vous présentez des produits et services innovants, entrez en contact avec le service de presse très tôt : ils pourront être intégrés aux communiqués de presse et susciter ainsi l’intérêt des médias. Ceci permettra une promotion commune du salon, de votre entreprise et de vos produits.

Pendant le salon, veillez à ce que vos dossiers presse figurent en bonne place et motivez les attachées de presse à accompagner les journalistes sur votre stand.
Après le salon, continuez à alimenter le service de presse jusqu’au prochain salon.
Bien utilisé (et à condition d’avoir de réelles informations innovantes ou d’actualité), le service de presse du salon devient partiellement le vôtre, sans que cela n’entraîne de dépense supplémentaire dans votre budget.