Primo-organisateurs

Accueil salon, hôtesse, signalétique, stands

Pourquoi choisir un professionnel de l’organisation pour vous accompagner ?

Notre offre « Primo organisateur » permet à tout nouvel organisateur en phase de création de son premier salon, de s’appuyer sur nos 40 ans d’expérience d’organisateur délégué de quelques centaines de salons, pour vous donner toutes les chances de réussir.

Notre longue expérience nous permet de connaître et maîtriser les principales causes d’échec et de les contrer. De même, ce savoir faire acquis au fil de plusieurs centaines de salons, vous permettra de découvrir comment donner toutes les chances à un salon d’assurer sa rentabilité et sa pérennité. Outre cette expérience, nous bénéficions d’une réputation liée d’une part à la réussite des projets portés, mais aussi à notre légitimité en tant qu’enseignants et formateurs dans les universités et les grandes écoles dans les programmes de Master en management d’événements.

Toute l’économie d’un salon, y compris l’économie induite sur les prestataires doit vous revenir et non constituer un revenu complémentaire pour un tiers.
Nous vous guiderons pour conserver le contrôle sur les prestataires et créer ainsi ce complément de revenu.
Vous avez l’idée, nous en assurons techniquement la réalisation en préservant vos intérêts et en optimisant votre économie globale.
Il est indispensable que vous consacriez tout votre temps, votre énergie, à l’éclosion et à la promotion de votre concept. Vous devez également concentrer votre temps à fédérer vos futurs partenaires, exposants et visiteurs. Non à perdre du temps à résoudre des problèmes techniques que vous ne maîtrisez pas forcément.

Comment s’opère notre accompagnement ?

Tout d’abord, c’est VOUS qui décidez de son périmètre, nous intervenons ponctuellement, à la carte ou de manière globale.
Nous sommes là pour vous aider sur les tâches que vous ne pouvez pas ou voulez pas réaliser vous mêmes par manque de temps ou de compétences.
Nous intervenons sur TOUT ou PARTIE de votre projet.

Voici un schéma d’intervention, sans engagement jusqu’à la validation et formalisation de votre projet :

Primo évaluation projet / positionnement :

  • Première réunion de travail, avec notre équipe PO, incluant un chef de projet salons, un chef de projet technique et un spécialiste de la construction budgétaire.
  • Etude conjointe du projet, positionnement marché, étude du format (B to B, B to C, B to R ou Mixte).
  • Faisabilité conceptuelle : Où est le marché, comment est il exploité ? Le vistorat est il en attente de ce type de salon ?
  • Faisabilité métier : Quelles sont les instances mobilisables, institutionnelles ou professionnelles ?
  • Faisabilité économique : Evaluation du potentiel exposants et de ses moyens.
  • Mise en parallèle avec le marché, les salons existants et les média spécialisés du segment.
  • Vérification des équations fondamentales primaires liant la nomenclature et la cible  (Quels exposants pour quels visiteurs, avec quels moyens ?).
  • Etude des équations secondaires (Dates, destinations, lieux, type de sites).
  • Sélection des villes et sites d’accueils ainsi que des offres d’accompagnement  faites aux primo organisateurs.
  • Etude du plan Marcom.
  • Etude du rétroplanning sommaire.
  • Validation de cohérence générale, d’optimisation et de respect du budget.

Primo évaluation budgétaire / Compte d’exploitation

  • Construction d’un business plan, d’un budget prévisionnel et d’un plan de trésorerie (BFR).
  • Etude des financements et des partenariats.
  • Etude des partenariats professionnels et de leur interaction sur la mobilisation, donc sur le budget de mobilisation (Salons professionnels).
  • Etude du plan média et de son financement (salons grand public).

Tests de marché

Nous vous assistons sur la manière d’effectuer des tests que vous devez réaliser sur votre marché.

GoNoGo

  • Etude d’un retro planning pour évaluation du risque et de la date limite de « GoNoGo » que nous avons résumé dans le vocable descriptif « Décision décollage ».
  • A quel moment doit-on décider de passer à une phase d’engagement (notamment en locatif) ? A quel moment, un arrêt du projet coûtera plus cher que son maintien.
  • Etude du risque global. Analyse approfondie des contrats de location et des liens entre les contrats de vente de stands et des engagements avec les fournisseurs.

Production

Lancement du salon, production (voir nos offres dédiées) 

Stand trad
Hôtesses, e-badges
installation générale stands
installation salle conférence

Comment s’opère notre rémunération ?

Notre principe de rémunération est simple et transparent :

Les premières réunions d’évaluation ont lieu avec les professionnels de notre société. A l’issue de ces réunions, la faisabilité et le réalisme du projet se fait jour.

C’est alors que nous nous engageons à vos côtés, sans engagement, pour les phases ci-dessus décrites :

  • Primo évaluation projet & budget avec sélection de lieux.
  • Validation de concept et faisabilité.
  • Tests de marché.
  • GoNoGo : Décision de décollage.

Nous vous proposerons à ce moment là, en connaissance du périmètre d’action que vous souhaitez nous confier et de la taille du salon, une rémunération à votre choix, fixe ou indexée sur votre succès.

Dans tous les cas, cette rémunération n’est dûe, pour l’essentiel, qu’après vos premiers encaissements, donc sans effet en trésorerie.

Dans tous les cas également, le montant de notre rémunération sera compensée par l’économie parallèle que nous génèrerons pour vous tant sur les prestataires que sur la gestion de vos exposants.

Pourquoi externaliser la production technique ?

Vous devez vous concentrer sur la réalisation de vos idées. Non sur les aspects de production technique, pour des raisons évidentes : L’externalisation de la production vous garantit :

  • Une prestation technique réellement professionnelle, basée sur 40 ans de savoir faire.
  • Une solution plus souple et moins coûteuse qu’un (des) recrutement(s).
  • La garantie des meilleurs prix chez tous les fournisseurs et prestataires.
  • L’accès à nos modèles et process via nos expériences salons et à nos réseaux.

L’externalisation se justifie par une meilleure prestation à un coût inférieur.

Maîtrise des lieux : Une clé indispensable

C’est un autre avantage lié aux nombre de salons et congrès que nous réalisons depuis 40 ans : Nous connaissons parfaitement tous les parcs d’exposition et palais des congrès Parisiens et la plupart des parcs d’exposition des grandes villes Françaises. Nous possédons les plans masse et disposons des plans type pour une implantation optimale. Nous  connaissons également les contraintes de site de chaque lieu, le coût des annexes qui peuvent atteindre, voire dépasser le montant du locatif, ainsi que les avantages et les inconvénients de chaque bâtiment.

Comment accompagner vos exposants pour les fidéliser et créer une rémunération complémentaire ?

Nous vous proposons, en complément, de faire la régie technique de votre événement et d’assurer la gestion exposants, en la finançant sur l’économie induite produite par les exposants.

Comment s’opère cette gestion exposants ?

Nous mettons à votre disposition  de vos exposants une plateforme technique à votre image, qui permet à chaque exposant de commander tous ses équipements en une seule fois avec un interlocuteur unique : Bornier électrique, élingues, internet, aménagement du stand, réserves, mobilier, décoration florale, signalétique, matériel audio visuel, etc ..

Cette plateforme lui donne également accès au dossier technique en ligne.

Sa particularité, c’est sa simplicité d’utilisation, et son triple service associé : Le même interlocuteur l’assiste « ON LINE » et « OFF LINE » durant tout le processus en apportant conseils et assistance.
« ON SITE » : Le même interlocuteur sera présent sur place lors de l’installation et durant le salon pour l’accompagner et faire de son acte d’exposer un moment facile et convivial.

Sur le plan du service aux exposants, c’est une seule commande, une facture, un interlocuteur, notre service digne d’une conciergerie faite pour vous décharger et pour fidéliser vos exposants.

Sur le plan financier, le résultat de cette économie induite vous reviendra, déduction faite du coût de celle ci.